A administração condominial costuma ser um assunto que gera muitas dúvidas. Afinal, quais são as funções, obrigações e regras de uma administradora de condomínios? Quais as diferenças e semelhanças entre elas e os síndicos? Como elas atuam e quais são suas responsabilidades?
Como a administração de um condomínio é norteada por uma série de obrigações, regras e legislações, é fundamental esclarecer essas questões. Além disso, contar com a segurança de uma administração condominial eficiente e transparente e segura garante mais tranquilidade aos condôminos e mais satisfação no dia a dia.
Além do comprometimento e do conhecimento necessários para a boa administração, também é fundamental que estes estejam unidos a boas práticas de gestão, tomada de decisões e transparência de atos e decisões.
Explicamos agora o que faz uma administradora de condomínios, as diferenças entre síndicos e administradoras, as principais obrigações legais das administradoras de condomínios e também respondemos as principais dúvidas a respeito do assunto. Confira agora e ótima leitura!
O que faz uma administradora de condomínios?
As funções de uma administradora de condomínios varia de condomínio para condomínio, de acordo com o contrato firmado, as responsabilidades assumidas, o tamanho do condomínio, número de condôminos, moradores, prestadores de serviços, dentre outros fatores.Em geral, é possível dizer que as administradoras de condomínios são responsáveis pela gestão financeira, pela gestão de recursos humanos, pela gestão jurídica e também pela gestão administrativa propriamente dita. Como são diversas funções, que variam de acordo com o contrato estipulado entre condomínio e administradora, é interessante conhecer as principais funções. Detalhamos cada uma dessas funções logo abaixo:
Gestão financeira do condomínio
Um dos assuntos mais importantes e delicados da gestão condominial, o controle e gestão financeiras do condomínio são, em geral, de responsabilidade das administradoras de condomínios.
Como esse é um assunto bastante técnico, que envolve grandes responsabilidades e demanda preparo e especialização, costuma ser um dos motivos pelos quais os condomínios e síndicos buscam o auxílio de uma administradora.
Dentre as responsabilidades financeiras da administradora, é possível destacar as seguintes:
● Gerenciar o fundo de reserva do condomínio;
● Cuidar das contas a pagar e a receber;
● Elaborar e enviar os demonstrativos de despesas e receitas;
● Fornecer auxílio e assessoria na prestação de contas e na previsão orçamentária;
● Realizar o controle de inadimplência no condomínio, por meio de relatórios e processos de cobrança;
● Administrar os recursos financeiros do condomínio no que tange a administração direta e indireta.
Gestão de recursos humanos.Outro ponto muito importante da gestão de um condomínio está no controle, gestão e administração de recursos humanos. Afinal, os condomínios dependem da atuação eficiente de seus colaboradores, que devem ser bem treinados e qualificados.
Por isso, é papel da administradora de condomínios gerir, desenvolver e responder pelos profissionais que atuam no condomínio. Veja abaixo as principais obrigações com relação aos recursos humanos do condomínio:
● Elaborar e auditar a folha de pagamento dos colaboradores;
● Desenvolver, armazenar e gerenciar contratos de trabalho;
● Gerenciar o pagamento dos colaboradores e dos encargos trabalhistas e previdenciários;
● Desenvolver treinamentos, capacitações e reciclagens;
● Realizar a seleção, gerenciamento, contratação e treinamento de novos colaboradores, de acordo com as necessidades do condomínio.
Gestão Jurídica
Outro papel importante na administração de condomínios é a gestão jurídica, sendo o principal papel da administradora de condomínios oferecer assessoria jurídica ao síndico, como em casos de inadimplência, por exemplo.
Dentre outras funções e responsabilidades, é papel da administradora de condomínios demandar juridicamente a cobrança de condomínios em atraso, propor acordos de pagamento e mesmo solicitar o leilão de unidades em atraso.
Gestão administrativa
Como o próprio nome já diz, uma das principais funções e atribuições de uma administradora de condomínios está justamente na gestão administrativa do mesmo. Isso significa que a administradora é responsável por uma série de obrigações, responsabilidades e processos burocráticos da vida condominial. Dentre as funções de gestão administrativa, é possível destacar as seguintes:
● Emissão e envio de boletos de pagamento de taxa condominial;
● Organização, gestão e controle dos documentos do condomínio;
● Organizar a prestação de contas do condomínio;
● Gerenciar e cumprir as obrigações fiscais, contábeis e tributárias do condomínio.
Diferença entre a atuação dos síndicos e das administradoras de condomínios
Por desempenharem papéis semelhantes e, muitas vezes, complementares dentro da administração de um condomínio, existem dúvidas a respeito das semelhanças e, principalmente, das diferenças entre o papel dos síndicos e das administradoras de condomínio.
Para facilitar a compreensão do assunto e permitir que você entenda melhor quais são essas diferenças e semelhanças, listamos abaixo as principais atribuições de cada um e também suas responsabilidades. Confira:
Principais funções do síndico.Em geral, o síndico é responsável pela gestão condominial do dia a dia. Suas atribuições são definidas pelo Código Civil brasileiro. Veja abaixo algumas delas:
● Organizar, promover e convocar reuniões de assembléia geral;
● Representar o condomínio e os interesses dos condôminos;
● Cumprir e garantir que sejam cumpridas todas as normas do regimento interno do condomínio;
● Zelar pela conservação das áreas e bens comuns;
● Fazer a prestação de contas anualmente e quando for requisitada;
● Realizar a previsão orçamentária.
Conforme determina a lei, o síndico é o principal representante e responsável pelo condomínio, legal e juridicamente, cabendo a ele responsabilidades civis e criminais a respeito dos atos do condomínio.
Principais funções da administradora de condomínios.Também é interessante entender quais são as principais funções de uma administradora de condomínios, visando compreender quais são as diferenças de sua atuação para com a do síndico. Confira abaixo as principais:
● Gerenciar a conta corrente do condomínio, incluindo o fundo de reserva;
● Desenvolver balancetes e demonstrativos de receitas e despesas;
● Organizar documentos, pastas de prestação de contas e outras informações;
● Pagar as despesas mensais do condomínio;
● Gerenciar os pagamentos, emitir os boletos e acompanhar inadimplências de taxas condominiais;
● Elaborar a folha de pagamento dos funcionários e colaboradores do condomínio, além dos contratos de trabalho;
● Gerenciar as obrigações fiscais, contábeis e tributárias do condomínio;
● Assessorar o síndico em todas as questões contábeis, fiscais, financeiras, trabalhistas e judiciais.
Como é possível perceber, a atuação da administradora de condomínios é complementar ao papel do síndico e tem grande importância no desenvolvimento dos trabalhos de gestão condominial de forma correta.
Além disso, as funções podem variar de acordo com o tamanho do condomínio, das necessidades específicas de cada um e até mesmo dos acordos feitos entre o síndico e a administradora.
Principais obrigações legais das administradoras de condomínios
Além dos pontos que citamos, é importante também entender quais são as principais obrigações legais das administradoras de condomínios. Como elas são responsáveis, direta ou indiretamente, por uma grande variedade de obrigações, serviços e práticas, é importante entender quais são essas obrigações. Confira abaixo uma lista com as principais:
Providenciar o Certificado Digital e cadastro do eSocial.Conforme o disposto no Código Civil, nos artigos 1347 e 1348, é de responsabilidade do síndico representar ativa e passivamente o condomínio. Isso significa que cabe a ele responsabilidades como o Certificado Digital e o Cadastro do eSocial, mas mediante assembléia de condôminos, é possível delegar essa função às administradoras.
Por isso, caso seja acordado, passa a ser de responsabilidade da administradora a obtenção do Certificado Digital, do cadastro do eSocial e também todas as obrigações e responsabilidades contábeis, fiscais e tributárias decorrentes desses elementos.
Gerenciar conflitos entre a convenção, regimento interno e legislação
Um dos pontos mais complicados na administração condominial está na resolução de conflitos entre a convenção do condomínio, seu regimento interno e também o disposto na legislação, tanto em leis específicas, quanto no Código Civil.
No entanto, é importante ter em mente que existe uma hierarquia legal a ser seguida, o que significa que a legislação sempre se sobrepõe ao disposto em regimento interno ou convenção do condomínio.
No caso destas normas entrarem em conflito, é papel da administradora apontar soluções, sendo que a convenção ou regimento podem ser alterados para se adequar aos dispostos legais ou mesmo ser ignorada, respeitando a legislação vigente.
Gerenciar a atuação dos colaboradores ou funcionários do condomínio.Também é obrigação da administradora de condomínios lidar e gerenciar a atuação de seus colaboradores ou funcionários, mesmo os terceirizados, com relação ao trabalho desempenhado no condomínio administrado por ela.Isso significa que, em caso de conflitos, como danos ao patrimônio do condomínio ou de um dos condôminos, é papel da administradora mediar, sanar e resolver os problemas, lidando com as consequências legais, financeiras e trabalhistas.
Além disso, quaisquer problemas ou ocorrências na atuação dos funcionários e colaboradores deverá ser regida e acompanhada pela administradora, que atuará de forma a sanar os problemas, identificar as soluções e evitar que se repitam.
Dúvidas mais comuns a respeito das administradoras de condomínios.Também vale destacar, além dos pontos citados acima, algumas das principais dúvidas de condôminos e síndicos a respeito da atuação das administradoras de condomínios. Listamos algumas das principais e mais comuns abaixo. Veja quais são e suas respostas:
Quais responsabilidades podem ser delegadas à administradora?
Uma das dúvidas mais comuns a respeito das administradoras de condomínio diz respeito sobre as responsabilidades que podem ser delegadas pelo síndico para elas. Como dissemos anteriormente, existem responsabilidades inerentes a posição de síndico, mas que podem ser transferidas às administradoras caso sejam acordadas em assembleia.
Isso significa que é possível delegar funções administrativas, contábeis, financeiras e de decisão às administradoras de condomínios, mas essas delegações deverão ser aceitas e referendadas em assembleia condominial.
Como é feito o pagamento das administradoras de condomínios?
Outra dúvida bastante comum diz respeito ao pagamento dos serviços prestados pelas administradoras aos condomínios. Em geral, é acordado um valor mensal, que varia de acordo com os serviços contratados, o número de responsabilidades assumidas e as prestações de serviços necessárias para a gestão.
Esse valor pode ser maior ou menor de acordo com o tamanho do condomínio, número de unidades, número de moradores, tamanho das áreas comuns, desempenho de funções financeiras, contábeis e judiciais, dentre outros fatores, sendo importante que o síndico entenda todos os fatores que impactam na cobrança antes da contratação.
Impacto do uso de sistema de condomínios na administração.Quando tratamos da administração condominial, estamos falando de processos e tarefas que exigem precisão, agilidade e transparência. Por isso, é importante contar com ferramentas que auxiliem na tomada e acompanhamento de decisões, na gestão dos processos do dia a dia e na documentação de todas as informações.
Para isso, é possível contar com sistemas de administração condominial, como é o caso do Point Condomínio. Desenvolvido para auxiliar nesses processos e tarefas, o Point é uma plataforma completa, que oferece uma série de módulos e ferramentas para a gestão e administração condominial.
Ao permitir que a administradora de condomínios ou os síndicos tenham acesso fácil e ágil às informações condominiais, gestão e tomada de decisões em um ambiente online, o uso de um sistema de condomínios impacta positivamente nas tarefas.Além disso, esse tipo de ferramenta também oferece maior transparência e auditabilidade às decisões tomadas, facilitando o acesso às informações por parte dos condôminos, ajudando nas decisões de assembléias e oferecendo oportunidades de comunicação mais eficientes.
Vantagens de um sistema de condomínios para a administração. Além dos impactos positivos da utilização de um sistema de condomínios para a administradora de condomínios e suas atribuições legais, o uso desses sistemas, como o Point Condomínio, também apresenta diversas vantagens importantes. Listamos algumas delas abaixo:
● Gestão facilitada de funcionários:
● Controle de contratos de forma ágil:
● Facilidade e agilidade na prestação de contas:
● Disponibilização de calendários de manutenção condominial:
Além desses benefícios, o Point Condomínio também oferece mais de 22 módulos, voltados a atender as necessidades e demandas de quem administra um condomínio. Isso facilita e agiliza os processos, os tornando mais eficientes e transparentes.Também vale destacar que o sistema permite uma integração mais ágil e eficiente entre o síndico e a administradora de condomínios, sendo uma excelente opção para facilitar esse processo e torná-lo mais natural e eficiente.
O que você achou de entender melhor quais são as principais obrigações legais das administradoras de condomínios e síndicos, saber as respostas para as principais perguntas a respeito do assunto? Se você ficou com alguma dúvida, deixe um comentário abaixo ou entre em contato conosco!
